Dokumentation af vedligehold og drift: hvad bør rapporten vise?

God dokumentation af vedligehold viser, hvad der er lavet, hvor, hvornår og af hvem. Her er det, rapporten bør indeholde, og hvorfor det betyder noget for budget, ansvar og brandsyn.

Når en bygning bliver passet, sker der mange små ting i løbet af et år. Der bliver skiftet en dørpumpe, saltet en trappe og tætnet et hul i en væg. Bliver det ikke skrevet ned, forsvinder viden, når en medarbejder stopper, eller når nogen senere spørger. En god rapport gør arbejdet synligt og til at kontrollere.

Kort svar

En god rapport viser dato, sted, hvad der er gjort, hvem der gjorde det, hvilke materialer der blev brugt, og om der var afvigelser. Fotos før og efter gør den langt stærkere. Dokumentationen giver overblik og et bedre grundlag for budgettet. Den hjælper også, når I skal vise forsikringen, brandsynet eller en person, der er kommet til skade, hvad der faktisk er gjort.

Hvorfor dokumentation af vedligehold betyder noget

Overblik og budget: Når I kan se, hvad der er lavet, og hvad det kostede, er det lettere at planlægge de næste år. Har I mange bygninger, kan I også sammenligne dem og se, hvor udgifterne ligger.
Ansvar: Efter bygningsreglementet (BR18 §§ 137-140) skal brandsikringen kontrolleres og vedligeholdes i hele bygningens levetid. Det er ejeren eller en driftsansvarlig, som ejeren har udpeget, der skal sørge for det.
Forsikring: En husforsikring dækker ikke skader, der skyldes lang tids manglende vedligeholdelse. Dokumentation gør det lettere at vise, at bygningen er passet.
Brandsyn: I bygninger med brandsyn kontrollerer kommunen bl.a., at de driftsmæssige krav om brand er overholdt. Graden af egenkontrol indgår, når kommunen fastsætter, hvor ofte der skal være brandsyn.
Glatføre: Falder nogen på et fortov, der ikke er ryddet eller saltet, er det som udgangspunkt grundejerens ansvar. Det gælder også, når en entreprenør skulle have ryddet. En log med tidspunkt og fotos viser, hvad der blev gjort og hvornår.

Hvad bør rapporten indeholde?

Dato og tidspunkt for arbejdet.
Sted og placering: adresse, bygning, opgang, etage og rum. Jo mere præcist, jo lettere er det at finde stedet igen.
Hvad der er gjort, og om det var et eftersyn, en reparation eller en udskiftning.
Hvem der udførte arbejdet, og hvem der kontrollerede det.
Materialer og produkter, gerne med produktnavn.
Fotos før og efter, taget så man kan se placeringen.
Afvigelser og fejl, som ikke blev løst, og hvem der skal tage sig af dem.

Brug den samme skabelon hver gang. Så kan jeres dokumentation af vedligehold sammenlignes over tid, også når der skifter folk eller leverandører.

Eksempel: snelog i vintertjenesten

Snerydning og saltning er et godt eksempel. Hver tur bør registreres med dato, klokkeslæt og område, og det skal fremgå, om der blev ryddet, saltet eller begge dele. Et foto med tidsstempel viser forholdene på stedet. Loggen viser også, hvornår der blev sat ind, hvis det bliver ved med at sne eller fryse.

Pligten over for kommunen ligger hos grundejeren, også når en entreprenør udfører arbejdet. Læs fx om pligten til at rydde sne på fortovet i Holbæk.

Drift og kontrol af passiv brandsikring

Passiv brandsikring er de bygningsdele, der skal hindre brand og røg i at sprede sig, fx brandvægge, branddøre og tætninger omkring rør og kabler. Bygningsreglementets vejledning om drift, kontrol og vedligehold nævner, at der skal føres logbøger eller logskemaer for kontrol og eftersyn af den passive brandsikring. Vejledningen har også et afsnit om årligt eftersyn.

For brandtætninger bør dokumentationen ifølge TEKNIQ vise, hvor tætningen er lavet, hvilken bygningsdel der er gennembrudt, hvilken installation der går igennem, og hvilket produkt eller system der er brugt. Den bør også vise, hvem der har udført og kontrolleret arbejdet, og om der er fotos og afvigelser. Når gennemføringerne er mærket, er det let at finde den enkelte tætning igen.

Digitale løsninger

Papirskemaer og løse fotos på en telefon bliver hurtigt væk. En digital løsning kan samle fotos, tidspunkter og noter ét sted. Kig efter disse ting:

Fotos får automatisk dato og placering.
I kan søge på adresse, bygning eller opgave.
Rapporten kan hentes ud, fx som PDF, til forsikring, revision eller brandsyn.
Flere kan se opgaverne, fx bestyrelse, administrator og driftsleder.
Data bliver hos jer, hvis I skifter leverandør.

Hvornår er det en god idé at få hjælp?

Har I mange bygninger eller mange leverandører, er det svært at holde en ensartet dokumentation af vedligehold. Det hjælper at skrive krav til rapportens indhold ind i jeres aftaler med leverandørerne. Vestdrift løser opgaver for kommuner og offentlige bygherrer og for foreninger og udlejere. Arbejdet dokumenteres med fotos, og opgaverne kan følges i kundeportalen. Ved snerydning og saltning logges hver tur med tidspunkt og foto. Ved passiv brandsikring får I en KS-rapport med fotos og nummererede mærkater på lukningerne.

Kilder: Bygningsreglementet BR18, kapitel 5 Brand, §§ 137-147 (drift, kontrol og vedligehold) · Bygningsreglementets vejledning til kap. 5 Brand, kapitel 7: Drift, kontrol og vedligehold af brandforhold (version 1.1) · Bekendtgørelse om brandsyn (BEK nr. 2341 af 9. december 2021 med senere ændringer) · TEKNIQ: Kontrol af passiv brandsikring · Bolius: Husforsikring – hvad dækker den, og hvad dækker den ikke? · Bolius: Hver fjerde rydder sne for sent. Reglerne kan ændre sig, så tjek altid den nyeste udgave. Opdateret oktober 2026.

Skal jeres vedligehold dokumenteres bedre?

Vestdrift dokumenterer arbejdet med fotos, og I kan følge opgaverne i kundeportalen.